Трэвел-политика. Правила игры для делового туризма

travel-policyТрэвел-политика (Travel Policy) - ключевой документ, регулирующий взаимоотношения между компанией и агентством, организующим путешествия сотрудников. Об особенностях составления этого документа, а также работы с ним изданию BusinessTravel рассказали специалисты ведущих агентств делового туризма.

Трэвел-политика - не для всех.

В необходимости введения в компании документа, регулирующего командировки сотрудников, никого убеждать уже не надо. Такой документ имеет большинство компаний, в которых деловые поездки составляют хоть сколько-нибудь значимую часть расходов.

«Правильно разработанная трэвел-политика значительно оптимизирует корпоративный бюджет на организацию деловых поездок, экономя рабочее время как компании - поставщика услуг, так и заказчика корпоративного сервиса: трэвел-координатора, руководителя администрации, HR-менеджера или представителя финансового блока», - напоминает о преимуществах такого документа глава департамента BusinessTravel & MICE компании KUONI «Мегаполюс Турс» Екатерина Никитина. По ее словам, четкое соблюдение трэвел-политики дает неоспоримые преимущества заказчику при работе с поставщиком корпоративного сервиса, предоставляя возможность значительно сократить финансовые и организационные расходы и зачастую защитить себя от неоправданных репутационных рисков.

В то же время далеко не для всех компаний наличие такого документа обязательно. Необходимость в трэвел-политике зависит в первую очередь от размера компании, а также от того, насколько часто путешествуют сотрудники.

«Если мы говорим о внутренней трэвел-политике компаний, то в настоящее время 99% всех компаний имеют свод правил, по которым организуются командировки сотрудников», - рассказала директор по маркетингу компании «Демлинк Тревел» Татьяна Нугманова. По ее словам, обойтись без утвержденной трэвел-политики могут только лишь очень маленькие компании, где легко управлять небольшим коллективом и по договоренности устанавливать или ограничивать расходы на поездки. В разных компаниях свод правил по поездкам называется по-разному. Где-то это Положение по командировкам, где-то - Положение по трэвел-политике.

Гендиректор компании «Континент экспресс» Станислав Костяшкин отметил, что даже в США только 20-25% компаний имеют структурированную трэвел-политику. Однако там это объясняется особенностями экономики, ведь большая часть компаний принадлежит к категории среднего и малого бизнеса. «Трэвел-менеджмент и трэвел-политика - это элементы запротоколированных, крупных, с внутренней менеджмент-структурой компаний. И в гораздо меньшей степени это присуще компаниям малого бизнеса. А в США и Европе 2/3 объемов корпоративного туризма дают компании малого бизнеса», - говорит Костяшкин. В России же малый бизнес дает крайне малый процент корпоративного трэвела, поскольку он слабо развит в принципе. Поэтому в нашей экономике трэвел-политика просто обязана быть гораздо более широко распространенной и применяться для корпоративных поездок: те, кто являются корпоративными клиентами, - это средние и крупные компании, которым этот элемент внутреннего менеджмента просто необходим. «А других клиентов на рынке корпоративного трэвела в России практически и нет», - добавляет эксперт.

В то же время наличие или отсутствие у корпоративного клиента персональной трэвел-политики не всегда «привязано» к размерам предприятия и объемам трэвел-закупок. «Не иметь корпоративной трэвел-политики сегодня - это не контролировать расходы компании, - считает Екатерина Никитина. - Если корпоративному заказчику не важно, каким образом и на что тратится бюджет компании, то это его право, при условии,что частота и объем закупок трэвел-сервиса в компании не высок и персона, отвечающая за закупки, может обойтись без жесткого контроля за расходами».

Кому доверить создание трэвел-политики?

Создание трэвел-политики - непростой процесс, при котором надо учитывать все нюансы, знать специфику конкретной компании.

С одной стороны, это свод внутренних правил, а значит, и создан он должен быть внутри компании. С другой стороны, ведущие трэвел-агентства охотно оказывают своим клиентам консультации в этом непростом вопросе. «Поскольку трэвел-политика является внутренним документом клиента, то если клиент обращается к нам за помощью или советом, мы с большим удовольствием оказываем консалтинговые услуги в виде рекомендаций по ее разработке Travel Policy, исходя из многолетнего опыта партнерства с другими компаниями, которые уже давно в своей работе основываются на Travel Policy», - рассказала Татьяна Нугманова из компании «Демлинк Тревел».

С ней согласна Екатерина Никитина: «Безусловно, в нашей профессиональной практике бывают случаи, когда к нам на обслуживание приходят компании, в которых отсутствует политика по закупкам трэвел-сервиса. Мы объясняем нашим клиентам, в чем преимущества разработки персональной трэвел-политики компании и помогаем в ее составлении, обратив внимание заказчика на основные ключевые моменты, которые существенно оптимизируют расходы корпоративного бюджета».

Станислав Костяшкин считает, что работа агентства заключается в том, чтобы помочь клиенту разработать максимально эффективную трэвел-политику, и это происходит в тесном взаимодействии с трэвел-менеджером агентства: «Специалист трэвел-агентства должен быть профессионалом в области организации бизнес-процессов деловых поездок. Фундамент всей работы - данные по поездкам клиента. Всё начинается с того, что агентство консолидирует эти данные, разбивает их на составляющие, составляет управленческие отчеты и далее ведет аналитическую работу - выявляет шаблоны в действиях клиента: как клиент летает, какими авиакомпаниями и тарифами пользуется, за какой срок заказываются билеты, сколько сотрудников едут, по каким направлениям». «В современной корпоративной среде нужно обязательно учитывать интересы всех участников внутреннего процесса», - отмечает Станислав Костяшкин. По его словам, было бы серьезной стратегической ошибкой определять трэвел-политику без согласования с руководством компании, со службами персонала, финансов и другими. В процесс подготовки трэвел-политики должен быть вовлечен целый ряд заинтересованных сторон внутри компании, ведь трэвел-политика - это не только инструмент контроля над финансами, но и опосредованно за всей деятельностью компании, потому что для многих компаний поездки - это суть их бизнеса.

Трэвел-политика должна быть гибкой.

Понятно, что в крупной компании разработка правил путешествий - трудный и небыстрый процесс, однако, даже если учесть все нюансы, со временем в документ придется вносить изменения.

В первую очередь, они могут быть связаны с изменениями в структуре компании. Открывая филиалы в России и за рубежом, компании увеличивают частоту полетов на отдельно взятых направлениях или уменьшают на других. «Меняются авиаперевозчики, базовые гостиницы, а следовательно, и условия закупок. Трэвел-политика - это абсолютно живой организм, это - регламент закупок, который меняется в зависимости от нужд компании-заказчика», - уверена Екатерина Никитина.

Станислав Костяшкин отмечает, что факторы, влияющие на изменения трэвел-политики, могут быть самого разного характера: «Например, недавний кризис внес значительные коррективы в трэвел-политику клиентов. В компаниях менялась политика в сторону ужесточения и ограничения. Многие компании отказались полностью от перелетов в бизнес-классе, включая топ-менеджмент, и данная политика должна была строго соблюдаться. Однако, когда влияние кризиса ослабилось, компании снова стали менять Travel Policy - снимать жесткие ограничения». «Трэвел-политика должна быть очень гибкой, изменения в ней могут диктоваться изменениями планов компании, ведь трэвел - это отражение самого бизнеса, - уверен господин Костяшкин. - Задача трэвел-менеджера совместно с трэвел-агентством - быстро реагировать на изменения, отслеживать потребности бизнеса».

Екатерина Никитина, KUONI «Мегаполюс Турс». Этапы разработки обоснованного и индивидуального документа Travel Policy на основе полученных от заказчика исходных данных:

    1. Определение ключевых авиаперевозчиков на основании анализа полетного трафика сотрудников, принимая во внимание расположение офисов - представительств компании.
    2. Составление списка приоритетных для заказчика авиаперевозчиков, билеты на рейсы которых будут предлагаться в первую очередь при работе с заказом. 
    3. Разработка и принятие наиболее выгодной тарифной политики при работе с авиакомпаниями и гостиницами.
    4. Рекомендации по применению тарифов авиакомпаний по основным классам бронирования (политика «выходного дня», преимущество при бронировании полного экономического и бизнес-класса, мильные программы авиакомпаний и гостиничных сетей и т.д.).
    5. Заключение конфиденциальных и персонифицированных двусторонних и трехсторонних договоров с авиакомпанией и гостиничной сетью для получения оптимальных тарифов и условий бронирования на основании полетной сетки и принятия корпоративных норм заказчика по политике закупок.
    6. Проработка аннуляционной и возвратной политики при выписке и отказе от авиабилетов; оптимизация штрафных санкций от поставщиков.
    7. Приоритетные правила и бюджетирование затрат на сотрудников заказчика при бронировании авиабилетов, гостиниц, трансферов, VIP-залов, гидов-переводчиков, проката автомашин и других сопутствующих сервисов.
    8. Утверждение процедуры формирования и заказа обслуживания у компании - поставщика сервиса (бланки заказов и подтверждений).
    9. Выделение персонального менеджера (keyaccount manager) от компании при работе с заказчиком.
    10. Фиксация формата предоставления отчетных бухгалтерских документов.

Лукина Ирина, Генеральный директор «ИнТайм Трэвел»:

«Разработка трэвел-политики для клиента - дело очень тонкое, требующее учета многих факторов. Очевидно, что содержание эффективной и жизнеспособной трэвел-политики не сводится исключительно к установлению лимитов (ковенант) и предпочтений по разным аспектам деловых поездок (хотя они тоже важны). В преобладающем числе случаев процесс поездки сотрудника компании-клиента затрагивает интересы (и требует согласования) нескольких ее внутренних подразделений (например, профильного подразделения сотрудника, службы HR, финансовой службы, иногда - руководителя компании и т.п.). По сути, значительная часть трэвел-политики представляет собой именно описание бизнес-процесса согласования деловой поездки и контроля за соблюдением в ее ходе установленных требований (ограничений). Создание описания этого бизнес-процесса часто требует проведения внутреннего аудита применяемой в компании-клиенте процедуры организации деловых поездок, и данный аудит уже сам по себе способен значительно серьезно улучшить процедуру. Кроме того, часто требуется согласовать трэвел-политику с уже имеющимися у клиента внутренними нормативными документами (процедурами). Наша компания может провести такой аудит для клиента и на его базе подготовить эффективную трэвел-политику, либо ограничиться предоставлением рекомендаций, а клиент уже сможет подготовить ее сам».

Ксения Реброва, Руководитель департамента по работе с клиентами группы компаний UTS:

«Общий свод правил по командировкам (бизнес-трэвел) требуется в большинстве компаний, так как он систематизирует процесс подготовки и организации самой поездки. Без этого можно обойтись только при очень маленьком объеме поездок или в небольших компаниях, в которых командировки являются редкими и не требуется определенной разработки системы. В средних и больших компаниях даже при отсутствии большого количества командировок Travel Policy нужна для отчетности и точной организации поездок. При разработке этого документа необходимо выделить важные направления, а также предпочтения по отелям и стандартам комфорта при выборе перевозчика. Важно учитывать частоту командировок, особенности политики самой компании или организации, насколько заранее бронируются услуги, какие тарифы предпочтительнее, частоту отмены поездок и изменений пассажиров и многое другое. Travel Policy изменяется тогда, когда изменяется политика компании, кроме того, на изменения влияют и другие факторы: смена руководства, увеличение или уменьшение объема бизнеса, несоблюдение сотрудниками правил, изменение в документообороте компании, слияние и разделение компаний. В зависимости от этого можно предполагать изменения в количестве и качестве услуг, предпочтение тем или иным перевозчикам и цепочкам отелей. Российский сегмент отличается меньшей прозрачностью по затратам на командировки и более спонтанным исполнением. В ряде случаев изменения и форс-мажор могут возникать в течение 24-х часов. Также наблюдается значительное сокращение расходов и предпочтение более экономичному сервису при организации деловых поездок. Отчетность может предполагаться как формальный вариант. Существует разница в Travel Policy для руководителей подразделений и топ-менеджмента компании. Для российских компаний важны первичные документы и их согласование. Наиболее распространенные случаи нарушения Travel Policy - непредставление документов или невыполнение всех необходимых условий документа. Во избежание этого необходимо проводить краткие тренинги для сотрудников или выдавать им памятки и технологии по процессу организации командировок с подробным таймингом и простым интерфейсом или таблицей для заполнения в четко указанные сроки. Более того, насколько нам известно, в ряде компаний существуют материальные взыскания за подобные нарушения».


Компания «ИнТайм Трэвел» оказывает своим клиентам услуги по разработке (совершенствованию) трэвел-политики. В случае необходимости, пожалуйста, свяжитесь с нами.


По материалам сайта bt-magazine.ru

Материалы на нашем на сайте

loading...